個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

事業者の名称 東洋建設株式会社

所在地 東京都千代田区神田神保町一丁目105番地

代表者 代表取締役社長 武澤 恭司

基本方針

当社は、当社が業務上使用する顧客や取引関係者の個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令およびその他の規範、社内規程等を、すべての役員・従業員が遵守することにより、個人情報の適正な取り扱いと安全かつ確実な管理をするとともに、継続的に見直しを実施しその維持・改善に努めます。

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の取得
当社は、個人情報の取得にあたり、適法かつ公正な手段によって行うとともに、個人情報の主体であるご本人から利用目的等について同意をいただくか、当社インターネットホームページに必要事項を告知いたします。
2.個人情報の利用

当社は、個人情報の取得に際してお示しした利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて、適法かつ公正に利用いたします。それ以外で個人情報を取得する場合は、次の利用目的の範囲内で個人情報を利用させていただきます。

また、個人情報を業務委託のため第三者に預託する場合には、その第三者につき調査し、必要な契約を締結する等、個人情報保護の水準維持を図ります。

 

(1) 顧客(見込客を含む)に対する営業活動および顧客との契約履行ならびにこれら関連・付随する業務(アフターサービスを含む)の遂行のため
(2) 工事の請負(工事下請発注を含む)、調査、企画、測量、設計、監理、資機材調達、役務の提供、その他を目的とした委託先等に対する注文、委託およびこれらに関連・付随する業務の遂行のため
(3) 官公庁、公共サービス機関等に対し、各種申請、報告、その他当社が事業活動を行うのに必要な業務の遂行のため
(4) 工事または事業等の説明、同意取得など、近隣住民、地権者等に対する当社の事業活動のために必要な業務の遂行のため
(5) 施工物件、設計物件、販売物件等、当社が業務を行った物件に関する事項の記録およびこれに関連・付随する業務の遂行のため
(6) 建物、構造物の保守、管理および不動産売買、賃貸、仲介ならびにこれらに関連・付随する業務の遂行のため
(7) 研究開発およびこれに関連・付随する業務の遂行のため
(8) 社外および社内に対する広報活動およびこれに関連・付随する業務の遂行のため
(9) 社外各種団体活動およびこれに関連・付随する業務の遂行のため
(10) 当社の事業所に立ち入られる方および電話、Fax、メール等により連絡される方に対する身元確認および連絡等のため
(11) 当社の採用活動およびこれに関連・付随する業務の遂行のため
(12) 派遣労働者等の方々との契約の履行および事務処理等のため
(13) 当社の役員、従業員、顧問等の労務管理のため
(14) 当社の役員、従業員、顧問等ならびにその家族に関する社会保険事務等の事務処理および福利厚生等のため
(15) 株主が権利を適切に行使するために必要な業務の遂行のため
(16) 税務署に提出する支払調書作成業務の遂行のため
(17) 当社と当社グループ会社(国内・海外)が行う事業活動およびこれらに関連・付随する業務の遂行のため
(18) 協力会社および作業員の皆様の個人情報に関しましては、工事の施工管理、安全管理の遂行、連絡および建設業法、労働安全衛生法等の関係法令の要請事項を遂行するため
3.共同利用に関する事項

当社は、取得させていただいた個人情報のうち、前項の利用目的の範囲内において、当社グループ会社と、個人データ(住所・氏名・生年月日・電話番号・FAX番号・メールアドレスなど、利用目的に記載された業務に必要な項目)を共同利用させていただく場合がございます。

共同利用を行う場合の管理責任者

4.個人情報の第三者提供
当社は、個人情報をご本人の同意を得ることなく、第三者に開示、提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務をすることに対して協力する必要がある場合であって、お客様本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(5) 法第27条第2項に定められている場合。ただし、 提供の対象となる個人データが要配慮個人情報または法第20条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者から法第27条第2項本文の規定により提供されたもの(その全部または一部を複製し、または加工したものを含む)である場合を除く
5.海外にある第三者への提供
当社は、海外にある第三者へ個人データの提供を行う場合は、法令の定めに従い、同意の取得等必要な措置を取ります。
6.個人情報の安全管理措置

当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩の防止、その他の安全管理のために、個人情報の管理体制を構築し、組織的、人的、物理的、技術的な面から適切な安全管理措置を講じています。

また、個人情報の漏洩等が発生した場合には、事実関係を速やかにご本人に通知するなど適切な対応を行います。

組織的安全管理措置

・安全管理措置を講ずるための組織体制(個人情報管理責任者・個人情報保護監査責任者の設置、報告連絡体制、役割の明確化等)を整備しています。

・情報システムセキュリティ規程、個人情報保護規程を始めとした規程に従って個人情報を取り扱います。

・個人情報の管理において、取り扱い状況を把握できるよう、個人情報の利用目的・保管方法等を明確にし、管理しています。

・漏洩等の事故発生時の連絡体制および手順を定めています。

 

人的安全管理措置

・個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業員等に定期的な教育を行っています。

・個人情報の秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

・個人情報の取り扱いの全部または一部を業務委託する場合は、機密保持に関する契約を締結しています。

 

物理的安全管理措置

・個人情報が記録された書類等は、施錠可能なキャビネット内にて管理者を明確にして保管し、廃棄する場合は、シュレッダーまたは溶解処分にて廃棄しています。

・個人情報が記録された機器・電子媒体等は、施錠可能なエリア内にて管理者を明確にして保管しています。

・個人情報が記録された機器・電子媒体等を廃棄する場合、データ削除(初期化等データを復元できない処理)または物理的な破壊等の対策を実施のうえ廃棄しています。

・個人情報が記録された電子媒体等を持ち運ぶ場合は、暗号化等によりデータ保護を行います。

 

技術的安全管理措置

・個人情報にアクセスできる従業員等を限定し、ID/パスワード等による識別・認証を行っています。

・ファイアウォール・セキュリティ対策ソフトウェア等の、不正アクセス・不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

・当社のウェブサイトでは定期的に脆弱性診断を実施し、診断結果に応じてシステムの安全性の見直しを行っています。

・当社のウェブサイトでは通信の暗号化を行っています。

 

従業者や委託先に対する監督

・監査責任者を設置し、定期的な監査を行い、監査報告に応じて従業者に対する教育を行い、事務の見直しおよび改善を行っています。

・個人情報の安全管理について委託先が講ずべき措置を明らかにし、委託先に対する必要かつ適切な監督を行っています。

7.個人情報の開示等

当社では、保有個人情報の本人またはその代理人が開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらのご請求があった場合には、遅滞なく対応いたします。

ただし、当社よりご請求に応じられない合理的な理由がある場合には、その旨ご説明しお断りすることがあります。

個人情報に関するお問い合わせ

当社の個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせについては、次の窓口または最寄りの支店総務部までお申し出ください。

お問い合わせ窓口

東洋建設株式会社 経営管理本部 総務部 個人情報担当者

〒101-0051

東京都千代田区神田神保町一丁目105番地

電話:03-6361-5450

受付時間:9:00~16:00

(土日祝祭日および年末年始、GW、夏季休業期間は除きます)